如何做好档案管理工作
张智涛
摘要：档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。
关键词： 档案管理；企业管理
档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。
档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。
档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。
随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。
缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。
企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。
在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。本文采用例证分析的方法，对档案管理工作的意义、策略等方面进行了深入细致的研究。结果发现：与传统档案管理工作模式相比，电子文件的管理在档案管理工作中的优势非常明显。经过认真、细致的分析，得出如下结论：科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理可以不断地提升一个企业的管理水平，做好档案的开发和利用工作，不但可以实现档案管理工作的自身价值，而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。
山东省实施《水库大坝安全管理条例》办法
山东省人民政府
山东省人民政府令
（第５３号）
《山东省实施＜水库大坝安全管理条例＞办法》已经省政府第１２次常务会议通过，现予发布，自１９９４年７月１日起施行。
省长 赵志浩
一九九四年六月三日
山东省实施《水库大坝安全管理条例》办法
第一章 总则
第一条 为加强水库大坝安全管理，保障人民生命财产安全，根据《水库大坝安全管理条例》及其他有关法律、法规，结合我省实际情况，制定本办法。
第二条 本办法适用于本省行政区域内的大型水库、中型水库、小（一）型水库和现状坝高１５米以上的小（二）型水库的水库大坝（以下简称大坝）。大坝包括永久性挡水建筑物以及与其配合运用的泄洪、输水等建筑物。
第三条 省水行政主管部门对全省的水库大坝安全实施监督。市地、县（市、区）水行政主管部门对本行政区域内的水库大坝安全实施监督。
各级水利、能源、建设等部门是其所管辖的大坝的主管部门，对所管理的大坝的安全负责。
第四条 水利部门所管辖的大坝实行分级管理。
各级人民政府及其大坝主管部门，对其所管理的大坝的安全实行行政领导负责制。
第五条 各级人民政府应当加强对水库水污染防治工作的监督和管理，保护水库水质。
第六条 各级人民政府及其水行政主管部门应当关心库区群众生活，采取增加投入、开发水面等措施，帮助库区群众发展经济，脱贫致富。
第二章 大坝建设
第七条 兴建大坝，须严格审批制度。
（一）兴建大、中型水库，须经省水行政主管部门审查同意后，方可按照基本建设程序报批。
（二）兴建小（一）型水库，须报市地水行政主管部门审批。
（三）兴建小（二）型水库，须报县（市、区）水行政主管部门审批。
第八条 兴建大坝，须进行工程设计。
大坝工程设计须由具有相应资格证书的单位承担。设计内容除主体工程外，还应当包括工程观测、通信、动力、照明、交通、消防、管理机构的用房等附属工程及管理设施的设计。
第九条 大、中型水库大坝工程施工，须通过招标、投标确定具有相应资格证书的施工单位承担。
大坝施工单位须按照承包合同和批准的设计文件、图纸要求及有关技术规范进行施工，不得任意变更或修改设计。确需变更或修改的，应当由原设计单位负责并经原设计审批单位批准。
第十条 大坝施工，须接受水利建设质量监督机构的监督，严格质量管理。对质量不符合设计要求的，必须返工或采取补救措施。
第十一条 兴建大坝时，建设单位应当按照批准的设计，报请县级以上人民政府按照本办法附表的规定划定管理和保护范围，并完成确权发证和树立标志等项工作。
第十二条 大坝开工后，按隶属关系和分级管理的原则，由主管部门组建大坝管理单位。管理单位应当参与质量检查以及各阶段的验收工作。
第十三条 兴建大坝时，主体工程、附属工程及管理设施的投资计划应当同步安排。
第十四条 大坝主管部门应当按照水利部《水利基本建设工程验收规程》对大坝工程组织验收。非水利部门修建的大坝的竣工验收，应当有水行政主管部门参加。
第十五条 大坝竣工验收合格后，方可移交管理单位。对未经验收或验收不合格的大坝，管理单位有权拒绝接管。
第十六条 水库大坝需改建、扩建时，须报大坝主管部门审查批准。由小型水库扩建为中型水库，或由中型水库扩建为大型水库，须报省水行政主管部门审查批准。
第十七条 对尚未达到设计洪水标准、抗震设防标准或有严重质量缺陷的险坝，大坝主管部门应当组织有关单位和专家进行鉴定，分类排队，制定除险加固计划，限期消除危险。险坝工程加固设计、施工和验收，按新建大坝的有关规定执行。
除险加固所需资金和物料，有关方面应当优先安排。
第十八条 对未列入险坝的存有遗漏工程项目或出现险情需要进行加固的大坝，可编制单项工程设计，按国家有关规定纳入基本建设计划或安排其他资金解决。
第三章 大坝管理
第十九条 大坝管理范围内的土地及其附着物，由大坝管理单位管理和使用，其他单位和个人不得侵占。
大坝附属建筑物和测量、观测、通信、动力、照明、交通、消防及其他设施，受国家法律保护，任何单位和个人不得毁坏。
第二十条 根据国家有关规定和实际需要，可以在大型水库和重点中型水库建立公安派出所，一般中型水库设公安特派员，以加强大坝的安全保卫工作，维护大坝的正常秩序。
第二十一条 在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘等工程设施，须依照国家和省的有关规定，报经大坝主管部门批准。未经大坝主管部门批准，任何单位和个人都不得在大坝管理和保护范围内修建工程设施。
第二十二条 禁止在大坝管理和保护范围内打井、爆破以及从事其他严重危害大坝安全的活动。在大坝保护范围之外５００米范围内不得设置日取水量１００００立方米以上的取水工程；在大坝保护范围之外１５００米范围内进行爆破，须经大坝主管部门批准。
第二十三条 禁止在坝体上放牧、垦植、以及从事其他妨碍管理的活动；防汛期间禁止在坝体上堆放杂物和晾晒粮草。
第二十四条 大坝坝顶、防汛公路及泄洪、输水建筑物上的交通桥确需兼做公路的，须经大坝主管部门批准。兼做公路的大坝坝顶、防汛公路及泄洪、输水建筑物上的交通桥的维护费用，可以由交通部门拨给大坝主管部门，也可以由大坝主管部门向过往车辆收取。具体办法由省水行政主管部门会同省交通部门提出意见，报省物价部门会同省财政部门、省农民负担监督管理部门批准实施。
禁止在坝体、防汛公路及泄洪、输水建筑物上的交通桥上行驶超设计荷载标准的车辆、装载有易燃易爆物品的车辆和履带式车辆。雨雪泥泞期间，禁止在没有标准路面的坝顶上行驶机动车辆。
第二十五条 大坝工程应当建立管理机构，并按国家有关水利工程编制定员标准，配备具有相应业务水平的管理人员。
水利部门管辖的大、中型水库大坝的管理机构与人员列入事业编制，其经费按分级管理原则，由同级财政按有关规定安排。
第二十六条 大坝管理单位应当建立健全技术、行政、经营、安全等方面的管理规章制度，并严格进行检查和考核，搞好工程管理和经营管理，在确保大坝安全的前提下，充分发挥工程效益。
第二十七条 大坝管理单位应当建立完整的技术档案，包括工程的勘测、设计、施工、管理运行、事故处理等资料。
第二十八条 大坝管理单位必须按照有关规定和技术标准，对大坝进行巡回检查和安全监测与鉴定，并做好监测资料的整理分析工作。
第二十九条 大坝管理单位必须做好大坝及有关建筑物、机电设备的日常养护维修工作，保持工程完整、设备完好，保证正常运用。
大坝工程需大修（包括岁修、水毁）时，应当做好设计，并按规定报大坝主管部门审批，施工时应严格质量监督，施行竣工验收手续。
第三十条 有关水库的汛期调度运用、防汛组织、防汛准备及抢险等事项，依照《中华人民共和国防汛条例》及省的有关规定办理。
第三十一条 大坝主管部门对所管辖的大坝应当按期注册登记，建立大坝档案。有关大坝注册登记的具体事项，按国家和省的有关规定执行。
第四章 罚则
第三十二条 对违反《水库大坝安全管理条例》规定的行为，由大坝主管部门责令其停止违法行为，赔偿损失，采取补救措施，并可处以罚款；应当给予治安管理处罚的，由公安机关依照《中华人民共和国治安管理处罚条例》的规定处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
依照前款规定处以罚款的，按下列规定执行：
（一）在坝体上修建码头、渠道的，毁坏大坝或者其观测、通信、动力、照明、交通、消防及其他设施的，对个人处以３００元至５０００元罚款，对单位处以２０００元至１００００元罚款。
（二）在大坝管理范围内进行爆破、打井、采石、采矿、取土、挖沙、筑坟等危害大坝安全活动的，对个人处以２００元至５０００元罚款，对单位处以１０００元至１００００元罚款；在大坝保护范围内进行爆破、打井、采石、采矿、取土、挖沙、筑坟等危害大坝安全活动的，对个人处以１００元至２０００元罚款，对单位处以５００元至５０００元罚款。
（三）在库区内围垦的，擅自操作大坝的泄洪闸门、输水库门以及其他设施，破坏大坝正常运行的，处以１００元至３０００元罚款。
（四）防汛期间在坝体上堆放杂物和晾晒粮草的，经教育不及时清除的，处以５００元以下罚款。
（五）擅自在大坝管理和保护范围内修建码头、鱼塘的，对个人处以２００元至３０００元罚款，对单位处以１０００元至８０００元罚款。
第三十三条 违反本办法规定，在大坝保护范围之外５００米以内设置日取水量１００００立方米以上的取水工程的，在大坝保护范围之外１５００米范围内擅自进行爆破的，由大坝主管部门责令其停止违章行为，赔偿损失，恢复原状，并可处以２０００元至８０００元罚款。
第三十四条 违反本办法规定，在坝体上放牧、垦植的，由大坝主管部门责令其停止违章行为，赔偿损失，并处以５０元至５００元罚款。
第三十五条 大坝主管部门实施罚款处罚时，应当使用财政部门统一印制的罚没收据。所罚款项缴同级财政。
第三十六条 当事人对行政处罚决定不服的，可以依照《水库大坝安全管理条例》第三十二条的规定申请复议，或者直接向人民法院起诉。当事人逾期不申请复议或者不向人民法院起诉又不履行处罚决定的，由作出处罚决定的机关申请人民法院强制执行。
第五章 附则
第三十七条 本办法由省水行政主管部门负责解释。
第三十八条 本办法自１９９４年７月１日起施行。
附表
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大坝管理范围 │ 大坝保护范围
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１．大坝及其附属建筑物、管理房 │ １．设计兴利水位线至校核洪水位线
及其他设施。 │ 之间的库区。
２．设计兴利水位线以下的库区。 │ ２．大型水库主坝（包括河槽段、阶
３．大型水库主坝河槽段坡脚外 │地段及坝端，下同）管理范围的相连地２００米，阶地段上、下游坡脚外５０ │域以外３００米；中型水库主坝管理范至２００米；中型水库主坝河槽段坡脚 │围的相连地域以外２００米；大、中型外１００米，阶地段上、下游坡脚外 │水库副坝管理范围的相连地域以外１５５０至１００米；大、中型水库副坝坡 │０米；小型水库大坝管理范围的相连地脚外５０米（若副坝坝高小于５米者， │域以外７０－１００米。 。
取３～５倍坝高，副坝坝高大于１５米 │ ３．引水、泄水等各类建筑物管理范者，不小于５倍坝高）；小型水库大坝 │围的相连地域以外２５０米。
坡脚外３０至５０米。大坝坝端以外３０│
至１００米。 │
４．引水、泄水等各类建筑物边线 │
以外１０至５０米。 │
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