加强电子文件归档工作的思考
于泽昕
随着信息技术、网络技术的发展，电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点，具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时，如何保障电子文肪有效利用，已经成为人们所关注的重要问题。
一、慎选电子文件归档方法与移交途径
电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用，档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中，密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际，将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。
1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统，建立电子文件归档专用子系统，将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时，档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作，选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式，实行统一管理。
2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件，可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动，开发集中统一的信息管理系统，使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。
必须强调的是：无论采取何种电子文件归档途径，都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性；同时，档案部门都必须积极参与其中，承担业务指导与监督职能，保障电子文件的有效管理与科学利用。
二、建立电子文件归档管理的质量体系
1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否，都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容；保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠；对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控，保证管理工作的连续性；能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。
2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时，电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档，并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。
3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容，并保证其可以随时调用；保证存储归档电子文件的载体长期有效，并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。
4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前，将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交；有条件的单位，负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内，将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存，脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘，一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。
对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件，应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上，还应当具体注明相应的密级与保密期限，并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。
三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式
电子文件与纸质文件相比，所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多，仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此，应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式，各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务，了解电子文件历史联系，对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”，是电子文件归档管理工作的主要责任者；档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法，又了解全局情况，歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用；而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者，另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，双重功能集于一身，是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式，可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。
四、提高电子文件归档管理人员的素质
从某种意义上说，电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题，需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏，年龄偏大，知识结构老化，尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此，必须通过组织业务学习与技术培训等活动，尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力，使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识，如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识，用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次，要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术，并要具有较强的写作、阅读、制图能力，从而提高电子档案的管理水平。
长春市人大常委会关于修改《长春市人民代表大会常务委员会议事规则》的决定
吉林省长春市人大常委会
长春市人大常委会关于修改《长春市人民代表大会常务委员会议事规则》的决定
（2007年8月31日长春市第十二届人民代表大会常务委员会第三十六次会议通过 2007年11月30日吉林省第十届人民代表大会常务委员会第三十八次会议批准 2007年12月7日长春市人民代表大会常务委员会公告第59号公布 自公布之日起施行）
长春市第十二届人民代表大会常务委员会第三十六次会议根据有关法律、法规规定，结合本市实际，决定对《长春市人民代表大会常务委员会议事规则》作如下修改：
一、将第二十二条第一款修改为“常务委员会听取和审议市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院的专项工作报告，报告人应当是市长或者分管副市长、院长、检察长”。
二、将第二十三条修改为“市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院应当在常务委员会举行会议的二十日前，将专项工作报告送交人民代表大会有关专门委员会或者常务委员会有关工作机构征求意见；市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院对报告修改后，在常务委员会举行会议的十日前送交常务委员会办公厅。
市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院报送常务委员会的专项工作报告，由市长、院长、检察长签署。”
三、将第二十四条修改为“常务委员会全体会议听取和审议专项工作报告，如果常务委员会全体组成人员过半数对专项工作报告不满意，经主任会议研究决定，报告机关应当在本次会议上作补充报告或者下次会议重新报告。”
四、将第二十五条、第二十六条删除。
附：长春市人民代表大会常务委员会议事规则
（1988年7月20日长春市第九届人民代表大会常务委员会第四次会议审议通过 根据1996年4月5日长春市第十届人民代表大会常务委员会第二十五次会议通过的《关于修改〈长春市人民代表大会常务委员会议事规则〉的决定》修正 根据2001年12月13日长春市第十一届人民代表大会常务委员会第二十八次会议通过的《关于修改〈长春市人民代表大会常务委员会议事规则〉的决定》第二次修正 根据2007年8月31日长春市第十二届人民代表大会常务委员会第三十六次会议通过 2007年11月30日吉林省第十届人民代表大会常务委员会第三十八次会议批准的《长春市人大常委会关于修改〈长春市人民代表大会常务委员会议事规则〉的决定》第三次修正）
第一章 总则
第一条 为了使长春市人民代表大会常务委员会（以下简称常务委员会）工作规范化、制度化、提高议事质量，保证常务委员会依法正确行使职权，根据《中华人民共和国宪法》、《中华人民共和国地方各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》等法律、法规的规定，结合本市实际，制定本规则。
第二条 常务委员会审议议案，讨论决定事项，实行民主集中制的原则，应当充分发扬民主，集体行使职权。
第二章 会议的召开
第三条 常务委员会会议每两个月至少举行一次；特殊需要时，经主任会议决定，可以临时召集会议。
常务委员会会议由主任召集并主持，主任可以委托副主任主持会议。
第四条 常务委员会会议必须有常务委员会全体组成人员的过半数出席才能举行。
第五条 常务委员会会议议程由主任会议提出建议，提请常务委员会会议通过。
第六条 常务委员会会议应当在会议举行前七天将开会日期、会议议程建议，通知常务委员会组成人员和列席人员。临时召集的会议，可以临时通知。
拟提请常务委员会会议审议的文件，一般应当在会前五天印发常务委员会组成人员。
第七条 常务委员会举行会议时，市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院的负责人列席会议。
各县（市）、区人民代表大会常务委员会主任或者副主任一人列席会议。
市人民政府有关部门负责人列席会议。
经主任会议决定，可以邀请有关的全国和省、市人民代表大会代表以及专业人员列席会议。
法制委员会成员列席常务委员会审议法规案、法规解释案的会议。
第八条 常务委员会会议对议案或者有关的工作报告进行审议时，应当通知有关部门负责人到会，听取意见，回答询问。
第九条 常务委员会举行会议时，常务委员会组成人员除因病或者其他特殊原因在会议举行前向秘书长请假的以外，应当按时出席会议。
第三章 议案的提出和审议
第十条 主任会议可以向常务委员会提出属于常务委员会职权范围内议案，由常务委员会会议审议。
专门委员会可以向常务委员会提出属于常务委员会职权范围内的议案，由主任会议决定提请常务委员会会议审议。
市人民政府可以向常务委员会提出属于常务委员会职权范围内的议案，由主任会议决定提请常务委员会会议审议，或者先交有关的专门委员会审议，提出报告，再提请常务委员会会议审议。
常务委员会组成人员五人以上联名，可以向常务委员会提出属于常务委员会职权范围内的议案，由主任会议决定是否提请常务委员会会议审议，或者先交有关的专门委员会审议，提出报告，再决定是否提请常务委员会会议审议。不列入常务委员会会议议程的，应当向常务委员会会议报告或者向提案人说明。
提出议案应当签署。主任会议提出的，由常务委员会主任签署；专门委员会提出，由主任委员签署；市人民政府提出的，由市长签署；常务委员会组成人员联名提出的，由提案人共同签署。
第十一条 根据工作需要，主任会议可以委托常务委员会的办事机构或者有关的工作机构代主任会议拟订议案草案，并向常务委员会会议作说明。
第十二条 提出的议案必须用书面形式，写明议题，提出议案的理由和处理意见，至迟在常务委员会会议举行前十五天，送交常务委员会办公厅。
第十三条 对列入常务委员会会议议程的议案，提议案的机关、有关的专门委员会、提案人、常务委员会有关的办事机构应当提供有关的资料。
第十四条 人事任免案，提案人应当提供被任命人员的简历和考核情况，提供被免职人员的基本情况，免职理由，并回答询问。
第十五条 常务委员会会议在审议依法提出的撤销个别副市长的职务案，撤销由本级常务委员会任命的国家机关工作人员的职务案，罢免本市选出的省人民代表大会个别代表的职务案，撤销本级人民政府的不适当的规章、决定和命令以及撤销下级人民代表大会及其常务委员会不适当的决议、决定案时，提案人应当说明事实根据和理由，并回答询问。
被罢免的代表，被撤销职务的人员，被撤销的不适当规章、决议、决定和命令的机关负责人，可以到会或者书面申诉意见。
第十六条 常务委员会会议听取和审议关于议案的报告和说明时，可以全体会议进行审议，也可以分组进行审议。
在审议议案时，常务委员会组成人员和列席会议的市人民代表大会代表，可以向提议案机关负责人或者提案人提出询问，被询问的提议案机关负责人或者提案人应当回答询问。
第十七条 列入常务委员会会议议程的地方性法规案和法规解释案，按照《长春市制定地方性法规的规定》规定的程序进行审议。
第十八条 提议案机关的负责人或者提案人，可以在常务委员会会议上对议案作补充说明。
第十九条 向常务委员会提出的议案在列入会议议程前，提案人有权撤回。
列入常务委员会会议议程的议案，在交付表决前，提案人要求撤回的，经主任会议研究决定，常务委员会会议同意，对该议案的审议即行终止。
第二十条 列入常务委员会会议议程的议案，在审议中有重大问题需要进一步研究的，应当说明理由，经同意，并向主任会议、常务委员会会议报告，对该议案的审议即行终止。
第二十一条 常务委员会会议认为必要时，可以组织关于特定问题的调查委员会，并且根据调查委员会的报告，作出相应的决议或者决定。
第四章 听取和审议报告
第二十二条 常务委员会听取和审议市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院的专项工作报告，报告人应当是市长或者分管副市长、院长、检察长。
报告人因故不能到会报告时，可以委托市人民政府其他组成人员、副院长、副检察长作报告。
报告人应当自始至终听取审议意见，回答询问。
第二十三条 市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院应当在常务委员会举行会议的二十日前，将专项工作报告送交人民代表大会有关专门委员会或者常务委员会有关工作机构征求意见；市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院对报告修改后，在常务委员会举行会议的十日前送交常务委员会办公厅。
市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院报送常务委员会的专项工作报告，由市长、院长、检察长签署。
第二十四条 常务委员会全体会议听取和审议专项工作报告，如果常务委员会全体组成人员过半数对专项工作报告不满意，经主任会议研究决定，报告机关应当在本次会议上作补充报告或者下次会议重新报告。
第二十五条 常务委员会会议审议报告，一般要形成会议审议意见，必要时可以对报告作出决议或者决定。
第五章 质询
第二十六条 在常务委员会会议期间，常务委员会组成人员五人以上联名，可以向常务委员会书面提出对市人民政府及其所属部门以及市中级人民法院、市人民检察院的质询案。
第二十七条 质询案必须写明质询对象、质询的问题和内容，并由提案人签署。
第二十八条 质询案由主任会议决定，交由受质询机关的负责人在常务委员会全体会议上或者有关的专门委员会会议上作口头答复或者书面答复。在专门委员会会议上答复的，专门委员会应当向主任会议提出报告，主任会议认为必要时，可以将答复质询的情况报告印发会议。
质询案以书面答复的，应当由被质询机关负责人签署，并印发常务委员会组成人员。
如果常务委员会组成人员半数以上对质询案的答复不满意，经主任会议决定，受质询机关应当重新答复。
专门委员会会议审议质询案时，提质询案的常务委员会组成人员可以出席会议，发表意见。
第二十九条 列入常务委员会会议议案的质询案，提案人要求撤回的，经主任会议研究决定，常务委员会会议同意，对该质询案的审议即行终止。
第六章 发言和表决
第三十条 常务委员会组成人员发言要围绕审议的议题，提出意见或者建议。
列席会议人员在会议上有发言权。
常务委员会组成人员在审议议题时，提出的重要的批评、意见和建议，由常务委员会办公厅负责整理并转交有关部门办理。
第三十一条 表决议案由常务委员会全体组成人员的过半数通过。表决结果由会议主持人当场宣布。
第三十二条 交付表决的议案，有修正案的，先表决修正案。
第三十三条 常务委员会会议通过议案，采用无记名投票方式或者举手方式表决。
任免案的表决，决定市长、市中级人民法院院长、市人民检察院检察长的代理人选，任免副市长和市人民政府秘书长、主任、局长、任免市中级人民法院副院长，任免市人民检察院副检察长，均采用无记名投票方式逐人表决。对法律规定的其他人员的任免，可以采用无记名投票或者举手方式逐人或者合并表决。
撤销职务案、罢免案的表决，应当采用无记名投票方式。
第三十四条 常务委员会组成人员，在常务委员会会议上的发言和表决，不受法律追究。
第七章 会议决议、决定的公布和执行
第三十五条 常务委员会会议通过的决议、决定，常务委员会分别通知市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院贯彻执行，并在常务委员会《会刊》上刊登，必要时可以在《长春日报》上公布。
经省人民代表大会常务委员会批准的长春市地方性法规按照《长春市制定地方性法规的规定》的有关规定予以公布。
第三十六条 市人民政府、市中级人民法院、市人民检察院对常务委员会会议通过的决议、决定和地方性法规的贯彻执行情况，应当及时向常务委员会报告。
第三十七条 常务委员会会议通过的决议、决定和审议意见的落实情况，有关专门委员会和常务委员会委托的常务委员会办事机构或者工作机构可以进行督促检查，必要时向常务委员会提出报告。
第八章 附则
第三十八条 本市行政区域内的县（市）、区人民代表大会常务委员会议事可以参照本规则。
